Hvorfor undervurderer virksomheder implementeringen af projekter?

Implementeringen handler om at forstå og lede forandringen som projektet medføre i virksomheden og hos interessenterne. Som leder skal du mindske friktionen når projektet skal implementeres og det kræver at du forstår, hvilke krav projektets resultat stille til læring og aflæring hos medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere. Måske vi skal stoppe med at kalde det forandringer og starte med at kalde det (af)læring.

Det er nemt at skabe noget nyt, men udfordrende at få det nye implementeret. Virksomheden kan sagtens udvikle en ny intern IT platform, men effekten af investeringen kommer først, når den bruges korrekt af medarbejderne. For at opsummere så har projektet to bidrag til virksomheden:

Projektet levere noget til bordet, eksempelvis et nyt IT-system.
Projektet bidrager til virksomhedens strategi ved at skabe en effekt.

Selv det bedste IT-system er intet værd, hvis medarbejderne ikke bruger det (korrekt). Det er ledelsens opgave at sikre, at der sker, ved at mindske den organisatoriske lavine.

Virksomheder skal mindske den organisatoriske lavine

Når ledelsen søsætter et projekt, kan det sammeligne med at trille en lille snebold ned ad et bjerg. Som snebolden trille ned af bjerget, bliver den større og inden længe, er der ikke længere tale om en lille snebold men en lavine.

Forandringsledelse handler om at undgå at skabe en organisatorisk lavine som følge af virksomhedens projekter. Ledelsen skal sikrer, at virksomheden og medarbejderne kan håndtere de forandringer som følger i kølvandet på projektet. Med andre ord handler forandringsledelse ikke om at få presse flest mulige forandringer igennem, men derimod at forstå, hvor store forandringer virksomhed og medarbejdere kan håndtere uden, at driften ender i kaos.

Hvis den organisatoriske lavine får lov til, ukontrolleret, at rulle ned gennem virksomheden, vil driften ende i et stort kaos – worst case. Det kaos resulterer i etablerede process, som pludselig ikke fungere længere og nye processer, som ikke er implementeret korrekt i driften. Men hvorfor endte projektet, og alle de gode intentioner, med at skade driften, i stedet for at løfte den?

Måske fordi medarbejderne aldrig nåede at lære de nye processer at kende.

Forandringsledelse handler i høj grad om at medarbejderne skal lære at gøre noget nyt og aflære noget, de har gjort i mange år. Især det med at aflære er en overset del af implementeringen. Hvor lang tid det tager at (af)lære noget, handler både om hvor kompleks det nye er og hvor fastgroet den gamle er. Næste gang du er ude og cykle, kan du f.eks prøve at krydse armene så venstre hånd holder på højre del af styret og omvendt – pludselig bliver det umuligt at gennemføre en simpel opgave som at cykle. Hvor lang tid tror du det vil tage dig at lære at cykle på den nye måde?

Implementeringen starter med at få et overblik over læringen

Thomas giver faktisk en ret simple liste, som virksomheden kan benytte sig af for at få et overblik over læringen:

Hvad er nyt nyt (læring)
Hvad er gammelt på en ny måde (læring)
Hvad ændrer vi ikke
Hvad skal I holde op med at gøre (aflæring)

Listen giver ledelsen en god idé om, hvor stort et pres forandringen lægger på virksomheden og medarbejdere og giver et godt udgangspunkt for at vurdere, hvor meget implementeringen vil koste i:

Ekstra ressourcer, og tid, til læring og aflæring.
Fald i driftens produktivitet i implementeringsfasen.

Med andre ord skal IT-systemet ikke kun vurderes på, hvor smart det er, men også hvor gnidningsfrit det kan sluses ind i virksomheden. Omkostningerne til en succesfuld implementering kan hurtigt overstige prisen for udviklingen af systemet.

Derfor er det vigtigt at lave en analyse af den nødvendige (af)læring i forbindelse med implementeringen.

Men hvor lang tid tager det at (af)lære noget?

(Af)læring tager lang tid, men omkostningerne kan være endnu større, hvis virksomheden ikke afsætter tid nok. Thomas forklarer, at en af årsagerne er, at vi som mennesker skal have tid til at prøve noget nyt (mindst) tre gange inden vi kan skabe os en realistisk erfaring. Det kræver at virksomheden skaber den fornødne plads og ro til at træne det nye nok gange indtil, at medarbejderen har forstået, hvorfor det er så smart.

Hvis vi tager udgangspunkt i førnævnte IT-system, kan det måske spare medarbejderen for 30 minutter om dagen efter implementeringen. Problemet opstår når det under implementeringen i stedet tager 30 min ekstra, fordi medarbejderen skal lære at bruge systemet.

Det er ledelsens opgave at sikre den nødvendige tid og opbakning, så medarbejderen kan lære at bruge system korrekt. Den opgave behøver ikke vente til at projektet er færdigt, men kan foregår løbende gennem tests.

Ved at inddrage medarbejderne i udviklingen af projektet sikrer virksomheden:

At medarbejdernes læring starter længe før implementeringen
At projektet udvikles så det minimemer behovet for forandring
At omkostningerne til implementeringen ikke adskilles fra udviklingen af projektet.

Drop den brændende platform som implementeringsstrategi

Forandringsledelse handler om at lede forandringen ind i organisationen, hvilket også kræver en motivation for forandring. Spørgsmålet er: Hvad der motiverer dine medarbejdere til at tage den nye IT-platform til sig.

Thomas nævner i den forbindelse den brændende platform, hvor virksomheden maler et billede af, at forandringen er det eneste alternativ for medarbejderne – hvis virksomheden ikke forandrer sig, så dør den og medarbejderne mister deres job. Pointen er, at den taktik modstrider formålet om at skabe de bedste rammer for ny læring.

Hvornår lærer du mest, når du frygter en dårlig karakter til eksamen, eller når du er motiveret til at lære nyt, fordi det hjælper dig videre med et problem?

Det er nødvendigt for en virksomhed, løbende at udvikle sig. Udviklingen forudsætter en løbende udvikling af projekter, der kan sikrer næste skridt med virksomhedens strategiske mål. Forandringsledelse handler om at beskytte virksomheden mod det kaos, som kan være følgerne af forandringerne, ved at søsætte de projektet som virksomheden har tid, og råd, til at implementerer korrekt.

I episode 116 på At Turde FM taler jeg med Thomas Leer-Jacobsen fra Leer Coaching & Consulting om forandringsledelse, implementering og hvorfor det hele handler om (af)læring. Denne artikel har fremhævet nogle af de vigtigste pointer, se resten i videoen herunder.

Tak fordi du læste med🙏
Brian