Hvordan kan gode arbejdsvaner skabe effektive medarbejdere?

Medarbejderne er virksomhedernes vigtigste ressource. Det betyder at effektive medarbejdere betyder en effektiv virksomhed. Det handler om, hvad medarbejderne gør, hvorfor de gør det og hvordan de gør det. Gennemtænkte strategier og de mest innovative forretningsmodeller er intet værd, hvis medarbejderne spilder deres tid, energi go fokus. Fremtidens virksomheder formår at få mest muligt ud af den vigtigste ressource, medarbejderne og derfor en den personlig effektivitet afgørende.

Tre spørgsmål der lærer dig at prioritere i dag: Hvad, hvorfor og hvordan?

I 2019 har vi alle travlt, ikke som før i tiden. Eller har vi? Måske travlt ikke er noget vi har, det er noget vi føler. Måske der ikke engang er en sammenhæng mellem, at du føler du har travlt og mængden af relevant arbejde du når. Måske du ligefrem kan nå mere på mindre tid.

Hvis du føler, at du har travlt, så tænk på en person som Elon Musk, der sender raketter til Mars, udfordrer bilbranchen og har bygget en flammekaster. Min todo-liste blegner en smule ved siden af de præstationer. Spørgsmålet er så bare om Elon Musk har en overmenneskelig produktivitet?

Følelsen af travlhed handler om at have mere du skal nå, end du har tid til. Løsningen er derfor ikke at få mere tid, men derimod at bruge din tid (meget) bedre. Du investerer din tid, lige som du investerer dine penge – med andre ord er løsningen på dårlige investeringer, ikke at du får endnu flere penge til at investere. Et godt sted at starte er at se på, hvad du får ud af tiden du investere. Vi har begge to præcis de samme 24 timer til rådighed som Elon Musk. Effektivitet handler ikke om mængden af tid, men derimod kvaliteten af vores arbejdsopgaver som vi fylder tiden ud med. Du kan finde ud af, hvor effektiv du er, ved at se på:

Hvad du bruger din tid på?
Hvorfor du bruger din tid på det?
Hvordan du bruger din tid?

Start med dine prioriteter

Verden er blevet forbundet på helt nye måde efter, at internettet er blevet en integreret del af vores liv. En af bagsiderne ved at kunne følge mennesker fra hele verden er, at vi nemt kommer til at sammenligne os selv med alle andre. Du kan hurtigt komme til at stille urealistiske krav til dig selv og især, hvor meget du kan nå på den korte tid, du har til rådighed.

“Du skal ikke smøre smøret for tyndt ud på for mange brød” er et rammende ordsprog, der kan oversættes til: Du kan ikke alt (på en gang). Hvis du sætter ambitiøse mål, bør du holde dig til meget få mål. At være effektiv handler om at prioritere din tid og prioritering handler om at sige nej til det meste. Jeg ved personligt, hvor fristende det kan været at:

Ville starte en podcast
Skrive en bog
Løbe en halvmarathon
Være en god far/mor
Slappe mere af
Starte en webshop
You get the pointe…

Mål der hver for sig kan lade sig gøre, men som bliver umulige at leve op til, hvis du vil for meget på en gang. Det handler om at have en enkelt eller meget få prioriteter, ellers forsvinder hele pointen med at prioritere. At prioritere handler om at gøre det nem at forstå, hvilke opgaver du skal sige ja til og især, hvilke du skal sige nej til. Vil du for meget på en gang, er der for meget du skal sige ja til. Først skridt til at blive (mere) effektiv, handler om at kunne sige nej til det meste.

Tid er lige som penge, du kan ikke investere noget du ikke har

Når du har fået styr på prioriteterne og frasorteret de mindre relevante opgaver, har du også fået tid til at investerer i din produktivitet: Udvikle bedre arbejds vaner.

Men hvorfor ikke starte med arbejdsvanerne, Brian?

Fordi vaner kræver tid og energi at ændre, noget de fleste af os, der ikke prioriterer benhårdt, mangler. Det kan være svært at investere tid i fremtidige vaner, hvis du bruger hele dagen på brandslukning

*Vil du vide mere om vaner, kan du tjekke episoden med Morten Münster ud.

Igen her kan du sammenligne tid med penge, hvis du ikke har noget at investere i dag, så bliver det svært at få et afkast i fremtiden.

Træn din koncentrations evne

Næste naturlig spørgsmål er, hvad du skal starte med at investerer i – hvad giver det største afkast? Et rigtigt godt sted at starte er at sikre, at du formår at holde fokus på den opgave du har prioriteret. Faktisk er evne til at holde koncentrationen nærmest en superevne anno 2019, hvor vi er vant til at blive forstyrret af teknologien, andre og os selv.

Først skal du finde ud af, hvilke opgaver du skal sige nej til, bagefter skal du finde ud af hvilke forstyrrelser du skal sige nej til.

Din evne til at koncentrere dig er heldigvis noget, der kan trænes – og det er noget, der skal trænes. Du har måske oplevet at sidde (fast) med en opgave og pludselig får du en god idé til en anden relevant opgave du lige kan lave i mellemtiden: Eksempelvis en opfølgning på en mail, eller en person du kan connecte med på LinkedIn. Når din hjerne møde modstand i den opgave, du sidder med, så finder den en ‘nemmere’ aktivitet at kaste sig over. Din hjerne, på auto pilot, har nemlig ikke det samme overblik, som dit rationelle dig.

Overspringshandlinger kan sagtens være vigtige opgaver

Når du ligger en prioriteret opgave fra dig og kaster dig over en anden relevant opgave, så får du ikke sagt nej. Det værste er, at det føles rigtig, fordi du laver noget relevant – du sidder jo ikke og ser Youtube videoer og mailen skal alligevel besvares. Det er bare stadig tale om en overspringshandling. Der er flere problemer ved at spring rundt i opgaver, i stedet for at holde fokus på en opgave:

Har du prioriteret dine opgaver, så går det ikke, at du springer til en mindre vigtig opgave
Det tager tid at komme ind i en opgave igen, tid som du mister i fremtiden
Du bliver ikke bedre til at holde koncentrationen fremadrettet
Du kan ende med en masse halvfærdige opgaver, der kræver brandslukning i fremtiden

Måske du er iværksætter eller sidder i en stilling, hvor der altid er opgaver at gå i gang med. Hvis du gør, kan du risikere aldrig at få gjort det vigtigste, fordi du hopper videre til andre opgaver. Det er altså afgørende at forstå:

Overspringshandlinger kan sagtens føles, eller være, vigtige – de er bare ikke de vigtigste. Din tid skal bruges der, hvor du får aller mest ud af den.
De fleste af os har svært ved at holde koncentrationen, men den kan altid blive bedre gennem træning.

Brug dine pauser taktisk

Prioritering handler om at forstå, hvorfor du vælger de opgaver du gør. At kunne holde fokus handler om, hvad du så vælger investere din tid og dit fokus i. Jeg mangler med andre ord at runde, hvordan du så arbejder. Kort opsummeret kommer dækker det:

Pauser
Fordybelse

Lad mig starte med indledningen og følelsen af at have travlt. Vi mennesker er sjældent rationelle, heller ikke i måden vi arbejder på – jo mere travlt vi har, des mindre tilbøjelig er vi til at forbedre vores evne til at arbejde effektivt og nå mere. Du har måske prøvet at:

Sidde og arbejde til sent på aften dagen før en vigtig præsentation, eller en eksamen.
Glemme at spise morgenmad og middagsmad og gå helt død sidst på dagen.
Glemme at holde pauser, når du har travlt.

Jeg kan selvfølgelig ikke svare for dig, men personligt glemmer jeg tit at holde pauser i løbet af min arbejdsdag. Når jeg endeligt holder en pause, så bliver det med en Youtubevideo, eller en hurtig tur gennem newsfeedet på LinkedIn. Problemet er bare, at din hjerne har behov for at køle ned og slappe af – og meget oftere end du sikkert regner med. Det giver nogle udfordringer, hvis dine kollegaer eller din chef ikke er med på, at du skal bruge 5 minutters frisk luft hver time eller mellem arbejdsopgaverne.

Men der er en sammenhæng mellem strategisk brug af pauser og en mere effektiv indsats. Den helst store udfordring er at finde den rette fordeling af tid mellem arbejde og pauser – en fordeling du selv må finde ved at eksperimentere med dine egne pauser.

Undgå forstyrrelser med en ‘power hour’

Du er herre over dig selv, din tid og din evne til at holde det rigtige antal pauser, men du er ikke herre over omgivelserne. Hvor meget du når i løbet af en dag afhænger også af, hvor ofte du bliver forstyrret. Du kan have de rette prioriteter, holde de rigtige pauser og stadig ende med en uproduktiv dag. En dag fyldt med forstyrrelser.

Hvis det er en ting alle bør indføre, så er det en ‘power hour’, eller måske to. Indfør en time hvor:

I ikke forstyrrer hinanden.
Du ikke har åbnet dit mailprogram
Din mobil er på lydløs eller slukket.
Du sidder med din vigtigste opgave lige nu.

Power hour er en time, hvor du kan fordybe dig i den vigtigste opgave helt uden forstyrrelser – og så er det et ‘must’ for alle virksomheder anno 2019 og frem. Hvis du tager en ting med dig fra denne episode, så skal det være, hvor dræbende forstyrrelser er for din produktivitet – og at løsningen nemt kan være at indføre en ‘power hour’.

*I episoden med Anne Stampe Olesen fra Freeway ApS kan du høre, hvad de har fået ud af at indføre to timers ‘power hour’.

Inden vi slutter, så får du lige et bonus tip med på vejen.

Bonus tip: Afsæt tid til refleksion

Det er menneskets evne til at udvikle sig, der har gjort at vi er nået til, hvor vi er i dag. En stor del af den udvikling kommer gennem evnen til at reflektere over det vi gør. Hvis du ønsker at bliver ekstremt produktive i fremtiden, handler det om at sætte tid af til at reflektere over:

Hvad du gør?
Hvorfor du gør det?
Hvordan du gør det?

I sidste ende er den største forskel på vanvittige produktive mennesker, som Elon Musk, og os andre, (måske) at de løbende reflekterer over de tre spørgsmål og bliver skarpere på, hvordan de skaber størst mulig værdi med de 24 timer de har til rådighed. Personlig effektivitet kommer er noget du skal arbejde med, ikke noget der kommer ad sig selv.

I episode #120 på At Turde FM taler jeg med Marie Litrup fra TimeWellSpent om personlig effektivitet og gode arbejdsvaner. Denne artikel har fremhævet nogle af de vigtigste pointer, se resten i videoen herunder.

Se hele episode 120 med Marie Litrup

Andre episoder om produktivitet og arbejdsvaner

Hvis du gerne vil dykke længere ned i emnet produktivitet, så kan du finde mere inspiration i disse episoder:

Tak fordi du læste med🙏
Brian