Tjekliste✔️: Sådan skriver du fængende e-mails og booker møder med CXOs

En kæmpe tak til Camilla Pielech Christensen fra Learningbank for at udarbejde og dele denne tjekliste🙏

Sender du e-mails ud til CXOs for at få et møde i kalenderen, men synes du, at der er langt mellem møderne, når du bruger det skriftlige medie? Jeg oplever, at mange sælgere har udfordringer med effektivt at booke møder gennem e-mail mediet. Jeg ser ofte en tendens til, at sælgerne helt glemmer at fokusere på den person de prøver at sælge til, og i stedet kommer til at skrive en hel e-mail om dem selv:

Denne e-mail kom ind i min indbakke, og røg ud efter at jeg havde læst de første 4 linjer. Hvorfor røg den ud? Fordi der var 0% værdi for mig som modtager. Ud fra informationen i e-mailen ved jeg simpelthen ikke, hvordan Outbound skulle være relevant for mig. Jeg kan godt se, at de sælger salgsdata, men hvordan mener sælgeren helt konkret, at det kunne være relevant i forhold til min forretning og mit salgsteam? Hvorfor kontaktede sælgeren netop mig? Hvorfor ikke indlede mailen med at beskrive det potentiale sælgeren ser?

I mailen ovenfor vælger sælgeren udelukkende at fokusere på sig selv og den virksomhed, han arbejder for. Sælgeren fokuserer ikke på noget tidspunkt på mig som potentiel kunde – eller nævner hvad jeg kan få ud af produktet. Han har helt tydeligt undladt at lave sin research om mig og den virksomhed, jeg arbejder for. Hvis du vil skrive en fængende e-mail, så er kunsten simpel: Du skal kunne gøre den relevant med et skræddersyet budskab til din modtager og give modtageren værdi up-front. Med ganske få tips og tricks kan du gøre dine e-mails mere effektive og konverterer kolde leads til brandvarme potentielle købere – læs med nedenfor.

Inddel din målgruppe i prioriteter

Første step er, at du kender din målgruppe og den industri, du sælger til. Hvis du ikke forstår din målgruppes personlige- eller industrielle udfordringer, så bliver det svært at sælge dit produkt. Derfor skal du som sælger have lavet denne del af hjemmearbejdet. 

Når du kender din målgruppe kan du gå i gang med at prioritere de virksomheder, du ønsker at sælge til. Jeg bruger metoden Account Based Marketing til at prioriterer de virksomheder, jeg ønsker at række ud til. Når prioriteringen er på plads, så begynder jeg at lede efter 3-4 relevante kontakter til hver virksomhed.

Skriv effektive e-mails

Når du har fundet dine 3-4 kontakter, så skal du i gang med din research, så du på forhånd kan vise dine potentielle købere, hvordan dit produkt kan skabe værdi. Til denne øvelse bruger jeg Jeff Hoffman’s Why You Why You Now (WYWYN). WYWYN er en salgsteknik, som hjælper dig med at gøre din skriftlige kommunikation levende og relevant for din modtager.

WYWYN består af tre overordnede dele:

  1. Why you: Hvad kan vi sige om modtageren, som er meningsfuldt, specifikt, personligt eller flatterende?
  2. Why you now: Hvordan kan vi forbinde informationen om modtageren fundet i forrige trin med vores virksomhed, værdier, produkter?
  3. Specific close: Spørg efter noget, du gerne vil have – noget som er nemt at få (brug et åbent spørgsmål, som der ikke kan svares ja eller nej til)

WYWYN handler som udgangspunkt ikke om at sælge noget, men det handler om at engagere modtageren så meget, at de har lyst til at høre mere om din virksomhed og de relevante produkter, du sælger. Det handler om at bygge en relation og vække interesse. Salgsdelen kommer først senere i processen, når du har formået at skabe værdi for modtageren.

Herunder har jeg lavet et eksempel på, hvordan jeg bruger WYWYN i min research om mine leads. Alle eksemplerne er rigtige eksempler, men virksomhedsnavnene er blevet skiftet ud med fiktive navne. For at sætte scenen og give dig en smule kontekst, så er min målgruppe i de følgende eksempler HR-ansvarlige i større globale virksomheder.

Why You 

For at finde information om modtageren laver jeg en simpel Google-søgning for at se, hvilken information jeg kan finde om modtageren selv, men også om virksomheden modtageren arbejder for. 

I dette tilfælde fandt jeg på virksomhedens egen hjemmeside noget information, om de værdier virksomheden kulturelt lægger vægt på og er stolte af. Det er information jeg kan bruge til at danne mig et overblik over, hvad der er vigtigt for denne type virksomhed:

Jeg fandt også modtagerens LinkedIn profil, og her kiggede jeg først i biografien for at finde ud af, om der var noget relevant. Her kunne jeg se, at vedkommende var ansvarlig for at transformere HR afdelingen i RetailX. Dette indikerer, at det er en person med ledelsesansvar som har fingeren på pulsen inden for virksomhedens HR-afdeling:

Til sidst fandt jeg også et opslag, som modtageren selv havde delt på LinkedIn. Dette handler grundlæggende om RetailXs deltagelse i Pride-paraden i sommers, og opslagets karakter indikerer, at dette emne er meget vigtigt for modtageren selv og HR-afdelingen. Opslaget var skrevet et par dage før, at jeg fandt det. Jeg antager, at det er noget, som må optage modtageren meget i denne periode:

Jeg har nu fundet en masse relevant information, som jeg kan bruge til at skrive de første to linjer i min besked til modtageren. Det er vigtigt at holde sig til 2-3 linjer, så e-mailen er let læselig og ser overskuelig ud. Når du skriver dine første linje, skal du som minimum have nævn virksomhedsnavnet på første linje, så modtageren hurtigt kan se, at e-mailen ikke er autogenereret. 

I mit e-mail eksempel vælger jeg at fokusere på Pride-eventet, fordi det lader til, at modtageren er optaget af emnet lige nu. Jeg bruger også detaljerne om godt arbejdsklima, jeg fandt på deres hjemmeside, fordi det er en positiv begivenhed, som man godt kan rose virksomheden for at have opnået:

Why You Now

Nu har jeg skrevet min intro (Why You), og næste skridt er at lave en bro til den værdi, jeg kan tilbyde modtageren med mit produkt. Her handler det om, at tale modtagerens sprog ved at appellere til særlige udfordringer for industrien, KPI’er eller den specifikke rolle, som modtageren sidder i. Det kan også være udfordringer om, hvordan man håndterer vækst, fusioner/opkøb, rebranding og så videre. Der kan være ekstremt mange indgangsvinkler, men det vigtigste er, at der er en klar kobling mellem modtageren og den værdi, du præsenterer. 

I eksemplet viser jeg modtageren, at jeg forstår, hvilke udfordringer, der er forbundet med hans/hendes rolle, da jeg bruger modtagerens titel og en specifik KPI relateret til modtagerens job. Næste skridt er nu at vise modtageren, at jeg har et produkt, som kan løse problemstillingen. Her forklarer jeg i store træk, hvilken værdi man kan få ud af platformen. Jeg gør også brug af relevante kundereferencer inden for modtagerens industri for at skabe tryghed og integritet omkring løsningen:

Specific Close

Nu er jeg nået til den sidste del af WYWYN, og her handler det om at engagere modtageren med et simpelt spørgsmål. Sørg for at stille et spørgsmål som er nemt for modtageren at besvare, og husk altid at stille et åbent spørgsmål (hvad/hvordan f.eks.). På den måde undgår man et “ja” eller “nej” svar, men får et mere nuanceret og længere svar med mere kvalitet til en videre samtale. Husk spørgsmålet skal være relevant i forhold til den problemstilling, du opstillede i Why You Now-delen:

Det handler altså om at gøre den skriftlige besked relevant for modtageren up-front. Jo mere personlig din besked bliver, jo større chance er der for, at modtageren svarer. For at få mere engagement kræver det, at du som sælger er autentisk. WYWYN er en teknik, som kan bruges på de fleste skriftlige platforme, og er ikke begrænset til e-mail. 

Undgå at fortabe dig

Da jeg startede med WYWYN-teknikken lavede jeg en kæmpe fejl. Jeg brugte AAALT for lang tid på at skrive mine e-mails. Jeg fortabte mig i researchen, fordi jeg synes, at alt information jeg fandt var relevant. Jeg brugte 30 minutter på at researche og skrive en e-mail til en enkelt person. Det er ikke skalerbart i længden. 

Derfor begyndte jeg at bruge 5×5 reglen. Helt simpelt går den ud på, at jeg måtte researche i max. 5 minutter, og derefter bruge max. 5 minutter på at skrive en e-mail. Det betød, at jeg tvang mig selv til at finde ud af, hvad der var vigtigt at fokuserer på alt efter hvilken persona, jeg skulle skrive til.

For at gøre processen endnu mere skalerbar begyndte jeg også at bruge templates. Du tænker sikkert, at templates går imod tanken om at skrive personlige e-mail, men jeg fandt en måde, som gjorde det nemt at bruge personalized-templates. Jeg kortlagde de persona’er, som jeg oftest skrev til, og lavede templates der adresserede specifikke use-cases, KPI’er eller unikke udfordringer hos den industri, jeg solgte til. Det gav mig 10-15 forskellige templates, jeg kunne bruge. Jeg brugte TextExpander til hurtigt at indsætte mine templates i beskeder til mine leads.

Når jeg bruger et template, så skræddersyer jeg typisk omkring 20%. De første to linjer (Why You) og den sidste linje (Specific Close). Det betyder, at den midterste del er et template, og jeg skal derfor ikke bruge tid på at personificere den del af min e-mail:

Emnefeltet i din e-mail betyder noget

Til sidst så skal du tænke over dit emnefelt, når du sender en e-mail. Jeg fandt ud af, at jeg fik en større svarrate, når jeg personificerede emnefeltet sammenlignet med, når jeg skrev et mere mondænt emnefelt. Vender vi tilbage til eksemplet med RetailX, så skrev jeg et emnefelt, som forsøgte at skille sig ud ved at lave et ordspil på Pride-eventet, som de deltog i:

Havde mit emnefelt været “Increase Your Employee Retention with Learningbank”, havde der sandsynligvis været en mindre chance for, at modtageren havde åbnet e-mailen, fordi den ikke siger så meget om modtageren selv.

Jeg fandt ud af, at jokes og emojis virkede rigtig godt i emnefelter, fordi det fik mine e-mails til at skille sig ud i indbakken.

Så er der ikke andet end at sige…

Prøv det af! Jeg garanterer dig for, at du får flere kvalitetssamtaler ved at personificere dine skriftlige beskeder til dine leads 😃

👩‍🏫 Camilla Pielech Christensen
👩‍💻 Sales and marketing enablement manager
🏢 Learningbank
🤝 LinkedIn


Giv mig chancen for at inspirere dig til at se virksomheder i et nyt lys 🤓🙌

Kunne du lide indholdet? Så er dette relevant for dig.

Hver uge gør jeg mit bedste for at skabe konkret inspiration til dig der har travlt, men stadig ønsker nyt input. At Turde Bullets er en mail, du kan læse på tre minutter og derefter vælge om det er relevant for dig at dykke yderligere ned i et eller flere af emnerne. Målet er at skabe Danmarks bedste inspirationsmail til di