Brug din hjerne til at få idéerne, ikke til at opbevare dem

Som iværksætter er du kundeservice, du er ansvarlig for produktionen, du er sælgeren, du er regnskabsafdelingen og iøvrigt alt andet. For at sige det på en anden måde. Du har rigeligt at se til med at jonglere alle opgaverne uden at det hele falder på gulvet. Du kender måske følelsen.

Jeg har før nævnt, at du er din virksomhed, eller er i flere, der starter sammen, så er I jeres virksomhed. Det betyder, at virksomhedens effektivitet er afhængig af din/jeres. Lars fra GTDNordic giver dig et værktøj til at få styr på alle boldende, eller tallerknerne: Getting Things Done (GTD).

Det handler om at bruge din hjerne til at få idéer, ikke opbevare information og med GTD får du en praktisk og logisk metode til netop at gøre det.

Hvad er Getting Things Done?

Formålet med GTD er at få dig til at arbejde mere produktivt.Måden du bliver mere produktiv på, kan inddeles i to:

For det første gælder det om at få tømt hovedet for informationer, som du normalt vil gå og huske på. Ved at tømme hovedet skaber du plads til at fokusere på opgaven du sidder med.
For det andet gælder det om at arbejde på de mest hensigtsmæssige opgaver i forhold til:
- Prioriteringer
- Hvor du befinder dig, hvem du har adgang til
- Den tid du har til rådighed
- Dit energi niveau

Vi bliver bombarderet med store mængder information hele tiden. Det handler om at frigøre din hjernes ram, så du kan arbejde effektivt med opgaven der er foran dig i dette øjeblik. Det handler om at kategorisere og gemme informationer, så du nemt kan finde dem frem, når de er relevant. Som en filsystem på en computer (for at holde fast i computer analogien).

Hvilke fordele får du som iværksætter ud af at arbejde med GTD?

Der er en række åbenlyse fordele ved at arbejde med GTD, men også flere bonus fordele, som du kan få som iværksætter:

Få styr på de mange forskellige bolde: Artiklen indledte med en opremsning af de mange hatte, og derfor også opgaver, som iværksætteren har. De mange forskelligeartede opgaver stiller endnu større informationskrav. Det giver god mening at systematisere denne information.
Frigør ram til at problemløse: Du vil opleve et hav af udfordringer som iværksætter. Udfordringer, der kræver kreativitet for at du kan overvinde dem. Den kreative process hindres af de mange informationer du skal huske.
Lær af dine fejl og bliv bedre: En vigtig del af GTD handler om, hele tiden at reflektere over de opgaver, som du vælger at bruge din tid på. Noget de fleste har svært ved til at begynde med.
Sørg for at du sejler i den rigtige retning: I forlængelse af forrige punkt, så kan du bruge GTD til hele tiden at indstille kompasset for din idé/virksomhed.
Du får en fordel ved at gøre noget ved det: At styre sin tid og prioritere sine opgaver er udfordringer, alle har. Du kan få en fordel ved at gøre noget ved det.

Lars nævner i afsnittet af IværksætterAkademiet, at flere iværksættere nævner GTD-bogen, ‘få tingen gjort’ på dansk, som den bedste bog de har læst. Det giver meget god mening, for ærligtalt, hvem af os har ikke (ofte) følt at opgaverne steg os over hovedet?

Hvilken indflydelse har content marketing på din virksomheds forretningsmodel?

Hvis du forstiller dig at din forretningsmodel er motoren for din virksomhed, så er GTD olien der få hele motoren til at køre bedre. Ved hele tiden at arbejde mere effektivt, så når du mere.

Key Resources: Du får altså mere ud af de menneskelige resourcer i din virksomhed
Key Activities: Og har mere tid til de vigtigste aktiviteter, de aktiviter der i sidste ende skaber mest værdi for dine kunder.

Lars nævner også at GTD har to dimensioner, en kontrol dimension og en perspektiv dimension. Kontrol dimensionen handler om at tage styring over informationen og opgaverne nu og i den nærmeste fremtid. Perspektiv dimonsionen handler om at sætte den rette kurs.

Kontrol: Hvor er du nu?
Perspektiv: Hvor vil du gerne hen?

Kontrol og perspektiv matrix, se mere her.

Din personlige produktivitet er resultatet af at du løser de rigtige opgaver effektivt. Perspektivet er relevant for at kunne vurdere, hvilke opgaver der er de rette på den lange bane.

I forhold til din forretningsmodel handler det om, at sætte kursen efter en større sag, ved bl.a. at kunne svare på, hvorfor din virksomhed eksisterer? Hvis du ikke kender Simon Sineks kendte TED Talk om at finde sit ‘hvorfor’, så se den her:

Ved at sætte et perspektiv for din forretningsmodel, erkender du at din løsning kun er en af flere mulige. Målet er at fjerne kundens pain, midlet kan være en lang række af forretningsmodeller/virksomheder.

INFO: Kundens pain, er den smerte som kunden oplever. Det er med andre ord det behov, som kunden ikke får opfyldt. Kundens pain er årsagen, til de symptomer, som dit produkt forsøger at løse.

GTD kan på den måde hjælpe dig med, at erkende at din forretningsmodel ikke er målet, men midlet til at nå målet: Løse en pain for kunderne.

Hvad skal være på plads, inden du går igang med GTD?

I forlængelse af ovenstående afsnit, så skal du have styr på dit perspektiv. Når du vurderer hvorvidt information er relevant for dig og din virksomhed, kræver det at du ved, hvor virksomheden er på vej hen. Sat en smule på spidsen, så skal du have styr på dit ‘hvorfor’. Lars gør dog opmærksom på, at det er muligt at starte med at få styr på kontrol dele. Du kan starte med at få gode vaner i forhold til at arbejde effektivt med opgaver, for derefter at sætte det i perspektiv: Begynde at fokusere på den lange bane.

GTD handler i høj grad om et skift i måden du arbejder på: Dine vaner. At ændre vaner er en energi- og tidskrævende proces. Selvom du kan arbejde med GTD på forskellige niveauer afhængigt af din tid til rådighed, så er det en god idé at få styr på processen og vanerne, inden du står i ‘lort til halsen’ og flyet er brændende på vej mod jorden.

Du kan med fordel begynde at arbejde med GTD inden du har behovet, for derigennem at skabe et stærkere fundament, når du springer ud som iværksætter.

Hvordan kommer du igang med Getting Things Done?

GTD er simpelt og svært på samme tid. Processen bag GTD kan deles ind i fem skridt:

Indsamle alt den information og de opgaver, du går og gemmer på oppe i hovedet. Du skal ikke bruge din hjerne til at huske.
Afklare om informationerne og opgaverne er relevante nu, hvad er formålet og hvornår skal de bruges/klares.
Strukturere al den information og alle de opgaver i lister, som gør det nemt at finde og tilgå dem.
Reflektere ugentligt over stukturen og din proces. Sejler skibet i den rigtige retning og er der informationer og opgaver som er blevet mindre relevant?
Udfør opgaverne i det daglige kan være en udfordring i sig selv. Hvordan sikrer du, at du får tingen gjort?

Getting Things Done i praksis

Du bliver bombarderet med ting du skal tage stilling til hele tiden, det gælder om at minimere påvirkningen af indkomne informationer og opgaver.

Når der komme en nyt input, skal du først vurdere, hvorvidt det er aktuelt. Er det ikke aktuelt for dig lige nu, skal du tage stilling til om det bliver relevant i fremtiden. Det betyder du enten skal:

Glemme det, eller smide det ud, da det ikke er relevant.
Parkere det og vende tilbage til det, når/hvis det bliver relevant.
Tilføje det til en nuværende liste, eller lave en ny.

Er inputtet noget du skal tage stilling til nu og her, skal du overveje om det er noget du er ansvarlig for at gøre, eller om opgaven skal sendes videre. Hvis opgaven skal sendes videre, skal du huske at følge op på opgaven.

Hvis det er dit ansvar og opgaven tager under to minutter, så gør det med det samme – det vil tage længere tid at kategorisere det og gøre det senere. Tager opgaven længere tid end to minutter, så få den kategoriseret, ved at svare på følgende:

Er det en opgave med en målstreg, eller er den en del af et størreprojekt?
Hvad er målstregen for opgaven, eller projektet?
Er der krav til omgivelserne for den enkelte opgave? Kan den kun udgøres specifikke steder, eller sammen med en bestemt person?
Har opgaven en deadline?

Udfra ovenstående ved du hvilken liste du skal bruge til den indkomne opgave.

I forhold til en yderligere uddybning af lister, hvordan du bruger dem og hvornår du skal igang med hvilke opgaver, så vil jeg anbefale at lytte til hele podcasten. Lars forklarer det rigtig godt og ved at benytte eksempler.

De typiske fejl personer begår når de starter med GTD

Selvom processen bag GTD virker ligetil, så er det her de fleste begår fejlene:

Indsamle: Du får ikke skrevet tingene, hvilket kan være fordi du ikke har de rette værktøjer. Det handler om, hurtigst muligt at få idéer og informationer ud af hovedet.
Afklare: Du får ikke prioriteret dine opgaver og informationer. Sagt med andre ord: Du gemmer alt. Du forholder dig heller ikke til dem: Hvor lang tid tager de og hvornår skal de bruges/gøres.
Strukturere: Du formår ikke at få lavet de rigtige lister og kategoriseret dine informationer og opgaver.
Reflektion: Du får ikke revideret dine lister løbende og rette op, hvis du er på vej i den forkerte retning.
Udfør: Du får ikke eksekveret på opgaverne i hverdagen.

Sådan kommer du igang med Getting Things Done på 4 timer

Fire timer er måske ikke meget, men det er nok til, at du kan få en god fornemmelse for GTD. Første skridt som du kan tage, er at få et overblik over de opgaver du har liggende.

Start ud med to lister: ‘Arbejde’ og ‘hjemme’
Tøm hovedet for alle de opgaver du har inden for de to lister
For hver opgave beskriver du målstregen: Hvad er slut produktet?
For hver opgave beskriver du, hvad næste skridt er: Hvordan kommer du videre med opgaven?

Med ovenstående har du allerede en praktisk liste over, hvad du skal have gjort hjemme og på arbejdet og hvorfor det er vigtigt.

Er du hooked på Getting Things Done og vil vide mere?

Hvis du vil vide mere om GTD er bogen ‘Få tingene gjort’ et rigtig godt sted at starte. Der findes også en række gode, og gratis, ressourcer online. Du kan tjekke den nordiske side for GTD ud GTDnordic.dk, eller den internationale side gettingthingsdone.com. På begge sider finder du podcasts, blogindlæg og masser af inspiration. Inspiration kan du også finde i diverse grupper på LinkedIn og Facebook om GTD.

Tak fordi du læste med🙏
Brian